Een dashboard is een effectief instrument voor het omzetten van data in actiegerichte inzichten. De tool wordt echter vaak onderbenut.

Een bedieningsconcept waar ontzettend veel behoefte aan is bij mkb-ondernemers is ‘controlling’. In dit positieve economische klimaat zien ondernemers veel kansen en willen ze weten of ze die kunnen benutten. Hun adviserende accountant helpt hen hierbij. In de serie ‘controlling voor mkb-accountants’ kijken we naar de praktische aspecten van controlling en hoe de accountant die kan toepassen bij zijn klanten. 

Een dashboard is een effectief instrument voor het omzetten van data in actiegerichte inzichten. De tool wordt echter vaak onderbenut. Ten eerste wordt er vaak teveel getoond. De accountant van de toekomst helpt zijn klanten met het selecteren van precies de juiste indicatoren, de knoppen waar de ondernemer aan kan draaien. 

“Het probleem is dat veel dashboards KPI’s tonen waar de ontvangers geen invloed op hebben”, legt rapportage-expert Charles van der Ploeg uit. “Ik sprak laatst een financieel directeur die zei het aantal KPI’s flink te hebben teruggeschroefd; het waren er nog maar 80! Teveel KPI’s is een grote valkuil. Ook sluiten rapportages vaak niet aan bij de hartslag van de organisatie of afdeling. Managers van een callcenter die dagelijks een standup meeting houden aan het begin van de dag zitten niet te wachten op een rapport met de prestaties van de afgelopen drie maanden.”

De volgende stap is het integreren van data, of die nu intern of extern staat opgeslagen. Neem geen genoegen met alleen de data die makkelijk toegankelijk is, maar begin met alle data te gebruiken die relevant is voor de belangrijke zakelijke besluiten. Het is niet langer nodig om alle data op één plaats bij elkaar te brengen. Met moderne analytics oplossingen is het mogelijk toegang te krijgen tot de data waar deze zich ook maar bevindt.

Gebruik betere visualisaties

Dashboards zijn bedoeld om snel en gemakkelijk te lezen. Veel cijfermatige tabellen en spreadsheets creëren het tegenovergestelde effect. De beste bouwers van dashboards maken het het brein van de gebruiker zo gemakkelijk mogelijk. We willen namelijk dat het brein wel de juiste informatie oppakt (informatie die leidt tot het juiste gedrag en optimale beslissingen). Hoe krijgen we dit voor elkaar? Van der Ploeg: “Een nuttige techniek hiervoor is ‘remove to improve’. Alles wat je kan weglaten zonder verlies van stuurinformatie, moet je meteen doen. Denk aan logo’s, achtergrondkleuren, cijfers achter de komma, %-teken, onnodige categorieën, et cetera. Ook is het belangrijk het brein te helpen door je te beperken tot slechts een of twee kleuren maximaal.”